Wat is Clix Collectemanagement?
Clix Collectemanagement is software die u tot in detail ondersteunt bij de organisatie van uw jaarlijkse collecte. Het is niet alleen de plek waar u alle relevante gegevens in bewaart, maar ook het instrument dat u bij veel tijdrovende zaken het werk uit handen neemt: van het uitprinten van collectantenbadges tot het aanmaken van pakbonnen voor materiaalaanvragen. Daarnaast weet Clix Collectemanagement alle gegevens om te zetten in uitgebreide sturingsinformatie. Procesgerichte informatie, zoals: zijn de bestelde materialen op dit moment nog wel voldoende op voorraad? Maar ook analytisch, bijvoorbeeld: neemt de opbrengst in grotere gemeentes nog toe? Maar bijvoorbeeld ook: weten we in het noorden van het land de opbrengsten nog te laten stijgen? Clix Collectemanagement is moderne MS Windows software, die opvalt door een heldere en vriendelijke bediening. De software integreert in uw Office omgeving door koppelingen met de Microsoft producten Word, Excel en Outlook. Clix Collectemanagement is door meerdere medewerkers tegelijk in een netwerkomgeving te gebruiken. Clix biedt onder meer faciliteiten voor: het vastleggen van gegevens over regioindeling, collectegebieden en personen; automatisering van de administratie rond materiaalbestellingen; het administreren en weergeven van de collecteopbrengsten; ondersteuning bij de interactie met gemeenten over vergunningsaanvragen en opbrengsten; het vastleggen van onder meer bezoekverslagen of gespreksnotities vervaardigen en archiveren van correspondentie; het actief bewaken van nog uit te voeren activiteiten; Het vervaardigen van tal van overzichten.
Opbouw van de collecteorganisatie
In Clix Collectemanagement kunt u Nederland indelen in een willekeurig aantal regio's (rayon, promotiegebied). Elke regio vormt het werkgebied van een promotor (rayonleider, regiohoofd). Voor elke regio is een onbeperkt aantal collectegebieden (comites) vast te leggen. Elk collectegebied vormt de basis voor de andere informatie die in Clix Collectemanagement wordt vastgelegd. Alle personen, activiteiten, materialen en opbrengsten zijn gerelateerd aan een collectegebied.
Regio’s
Per regio legt u de naam en het adres van de verantwoordelijke promotor vast. Deze gegevens worden verder overal in het programma gebruikt. Niet iedereen mag zomaar de gegevens binnen een bepaalde regio wijzigen. De medewerkers in uw organisatie die hiertoe geautoriseerd zijn markeert u als regiobeheerder. Alleen deze medewerkers zijn bevoegd de gegevens binnen de regio te wijzigen.
Collectegebieden
Collectegebieden legt u vast per regio. Elke collectegebied krijgt een naam, heeft een oprichtingsdatum en kent eventueel een debiteurennummer voor koppeling met uw boekhouding. Een collectegebied kan actief of inactief zijn. Verder legt u vast onder welke gemeente/provincie het collectegebied valt. Met de knop 'Verhuizen' kunt u bij herindelingen een collectegebied met alle onderliggende gegevens overzetten naar een andere regio.
Personen
Van elk collectegebied kunnen de naam- en adresgegevens van de diverse vrijwilligers worden vastgelegd. Elke persoon kent een functie zoals bijvoorbeeld collectant, wijkhoofd of coordinator. U kunt ook de herkomst van een persoon vastleggen, bijvoorbeeld een aanmelding via een website of een wervingsactie via een callcenter.De datum waarop men als vrijwilliger actief is geworden wordt gebruikt voor het vaststellen van jubilea. Een persoon kan ook als actief of inactief te boek staan. Met de knop 'Verhuizen' kan een persoon met alle onderliggende gegevens naar een ander collectegebied worden overgezet.
Activiteiten
Elke contact met uw vrijwilligers kan als activiteit worden vastgelegd. Een activiteit kan een telefoontje zijn, een bezoek, maar ook het schrijven van een brief. Met het vastleggen van activiteiten ontstaat er een collectief geheugen van de contacten met uw vrijwilligersorganisatie. U komt hierdoor altijd beslagen ten ijs. De informatie is ook essentieel bij personele wijzigingen: de nieuwe man/vrouw heeft onmiddellijk inzicht in wat er in het verleden gebeurd is, maar ook wat voor afspraken gepland zijn. Nog uit te voeren activiteiten kunnen in een agenda worden opgenomen. Via deze agenda wordt iedereen automatisch herinnerd aan lopende afspraken.
Materiaalbestellingen
Met dit onderdeel voert u het beheer rond alle materiaalbestellingen voorafgaand aan de collecte. In Clix Collectemanagement maakt u in eerste instantie de bestelformulieren aan, die worden toegezonden of overhandigd aan de deelnemende collectegebieden. De bestelde materialen worden als materiaalopgave vastgelegd. Voor elk beschikbaar artikel is op te geven welk aantal moet worden geleverd, welk aantal eventueel al op locatie aanwezig is en bij wie de materialen moeten worden afgeleverd. Het verwerken van nabestellingen is mogelijk, waarbij meerdere bestellingen per collectegebied worden samengeteld, voor zover eerdere bestellingen nog niet zijn verwerkt.
Pakbonnen en afdrachtformulieren
De bestellingen vormen de basis voor het aanmaken van pakbonnen. Deze worden gebruikt wordt bij de logistieke verwerking van de bestellingen. Voor het printen van verzendlabels en het voormelden van uw verzendingen, wordt aansluiting geboden op het IT-Pakket van TPG Post Pakketservice. Hierbij berekent Clix Collectemanagement kan ook het aantal verzendcolli. Voor alle collectegebieden die een bestelling hebben gedaan, kunt u afdrachtformulieren vervaardigen die na de collecte dienen te worden ingevuld om de opbrengsten terug te melden. In de mogelijkheid is voorzien om afdrachtformulieren met acceptgirokaart te gebruiken, waarbij de optisch leesbare coderegel wordt ingeprint.ere bestellingen nog niet zijn verwerkt.
Opbrengsten
Na de collecte komen de afdrachtformulieren retour. De gegevens die hierop staan vermeld worden in Clix Collectemanagement vastgelegd. Zo bouwt u mettertijd een financiële historie op. Er is apart ruimte voor het noteren van de gegevens zoals op de afdrachtformulieren vermeld is en zoals daadwerkelijk op de bankrekening wordt bijgeschreven. Clix Collectemanagement kan hiertoe de gegevens vanuit de Exact boekhoudsoftware importeren (zolang de debiteurennummers in Clix Collectemanagement en Exact overeenkomen). Er is een overzicht voorhanden om de mogelijke verschillen hiertussen in kaart te brengen. Bij elke opbrengst kan het aantal collectanten worden vermeld. Met dit gegeven is wordt de opbrengst per collectant weergegeven.
Gemeenten
In Clix Collectemanagement zijn de gegevens van de gemeenten in Nederland opgenomen. Deze dienen in eerste instantie om elk collectegebied te kunnen toekennen aan een gemeente. Daarmee kunt u na de collecte aan elke gemeente de opbrengst meedelen. Met de gemeenteadressen kunt u ook de vergunningen aanvragen. Voor elke afgegeven gemeente kunt u vastleggen of de collectevergunning is afgegeven en tot wanneer deze geldig is. Ook het aantal inwoners per gemeente wordt vastgelegd. Dit gegeven wordt gebruikt om overzichten te kunnen maken op basis van de opbrengst per inwoner.
Overzichten
Alle overzichten die u in Clix Collectemanagement kunt genereren zijn (naast het afdrukken en op het beeldscherm weergeven) ook te openen in MS Excel. Zo kunt u elk gegeven gebruiken voor eigen analyses of de verwerking van gegevens in bijvoorbeeld uw jaarrapportage. Ook zijn langs deze weg de adresgegevens te exporteren voor bijvoorbeeld mailingdoeleinden of verrijking van andere bestanden. Onder de beschikbare overzichten onder meer: adreslijsten lijst met jubilerende personen etiketten voor verzendingen of collectantenbadges intekenlijsten collectanten overzichten collectegebieden activiteitenlijsten bestellijsten materialen totalen bestelde materialen overzicht collectegebieden waarvan nog geen bestelling is ontvangen pakbonnen afdrachtformulieren collecteopbrengsten per regio, provincie, gemeente opbrengstverschillen met eerdere jaren aantallen collectanten per regio of provincie opbrengstlijsten voor gemeenten verschillen tussen genoteerden en geboekte opbrengsten; Gemiddelde opbrengst per collectant/inwoner
Werken op afstand
Clix Collectemanagement beschikt standaard over de mogelijkheid om op diverse locaties tegelijk met het programma te kunnen werken. Buitendienstmedewerkers (met een notebook of computer thuis) beschikken zo over alle gegevens en functionaliteiten die ook op het hoofdkantoor aanwezig zijn. De verschillen die tijdens het werken ontstaan kunnen op gezette tijden worden uitgewisseld, oftewel gesynchroniseerd. De overdracht (import/export) van data geschiedt via diskette of e-mail. Er is dus niet continu een telefoonverbinding noodzakelijk.
Postcode-indeling
Een optionele functionaliteit is het in kaart brengen van de gebieden waar wel of juist niet wordt gecollecteerd (witte vlekken). In eerste instantie maakt u een grove indeling van de postcodeclusters die door uw collectegebieden worden bediend. Daarna kan in Clix Collectemanagement tot op postcode/straatniveau worden aangegeven op welke plaatsen wordt gecollecteerd. Laat u tijdens uw collecte huis-aan-huis een mailing bezorgen in de gebieden waar niet wordt gecollecteerd, dan kunt u met de postcodefunctionaliteit kosten besparen door zoveel mogelijk aan te geven in welke straten niet wordt gecollecteerd. Ergernis bij uw collectanten, als gecollecteerd wordt op plekken waar ook de mailing al op de mat is gevallen, wordt zo voorkomen. Daarnaast krijgt u steeds meer zicht op de gebieden waar u nog inspanningen kunt doen om collectanten te werven.
Koppeling donateursadministratie
Wilt u in uw donateursdatabase weten wie van uw relaties als vrijwilliger aan de slag zijn, dan kan Clix Collectemanagement optioneel gekoppeld worden met onze eigen Clix CRM software. Wij verzorgen echter ook koppelingen met systemen van derden.
Conversie en implementatie
De overstap van uw bestaande systeem naar Clix Collectemanagement hoeft geen langslepende aangelegenheid te zijn. Wij verzorgen de omzetting en import van bestaande gegevens, zodat u direct aan de slag kunt. Uw medewerkers zijn na een training van een dagdeel in staat zelfstandig met de software aan de slag te gaan. Uiteraard is een handleiding beschikbaar voor zelfstudie of als naslagwerk.
Onderhoud
Clix Collectemanagement wordt geleverd met een onderhoudsovereenkomst. Hiermee bent u gewaarborgd van prompte service, gratis telefonische ondersteuning en altijd de meest recente versie van de software.